Ako zorganizovať poradu na poslednú chvíľu

Už sa vám niekedy stalo, že ste zápasila s tým, zorganizovať na poslednú chvíľu poradu? Nebolo by to úžasné, keby táto skľučujúca situácia prišla a vy ste na ňu boli poriadne pripravená? Nasledujúcich sedem technik vám poradí ako na to.

1. Je schôdzka naozaj potrebná?

Než začnete svoj míting na poslednú chvíľu, dobre zvážte, či je naozaj tento míting potrebný. Vytvorte si niekoľko vhodných otázok, podľa ktorých zistíte, či nie je vhodnejšia alternatíva, s ktorou dosiahnete rovnaké výsledky, ako napríklad telekonferencia.

2. Majte porovnané základné veci

Ak dôjdete k tomu, že schôdzku je potrebné urobiť, presvedčte sa, že ste naplánovali základné veci:
• Čo je zmyslom mítingu?
• Na kedy je naplánovaný - dátum a čas?
• Čo je na programe?
• Koho musíte pozvať?
• Je potrebné zariadiť občerstvenie?
• Budú potrebné nejaké špeciálne materiály alebo zariadenia?
• Aký je mítingový rozpočet?

3. Vytvorte si zoznam.

Zoznamy by mali byť strážnymi anjelmi každého, kto plánuje mítingy. Sú tu, aby pomáhali vyhnúť sa zbytočnej panike. Staňte sa "zoznamovým fanatikom" a majte zoznam pre každý zoznam.

4. Vytvorte si zoznam kontaktných adries.

Keď potrebujete niečo rýchlo vybaviť, komu zavoláte? Práve títo ľudia by mali byť vo vašom zozname kontaktov. Zvážte všetko, čo potrebujete: zásobovanie, audiovizuálne zariadenia apod. a zostavte tento zoznam, ktorý bude obsahovať telefónne čísla, faxy a emailové adresy. Ročne tento zoznam aktualizujte. Tiež zapojte všetky užitočné webové zdroje, ktoré nájdete, ale nezabudnite ich vopred skontrolovať.

5. Budujte si dobré vzťahy.

Nečakajte, až budete niekoho potrebovať, radšej nepretržite hľadajte cesty, ako budovať "tím snov". Spoznajte ostatných mítingových profesionálov, ktorých potom môžete v prípade núdze kontaktovať. Dovoľte si s nimi prediskutovať ich stratégie a zdroje, ako sa vysporiadať s mítingami na poslednú chvíľu a pridajte k nim svoje rady.

6. Vytvorte si finančné rezervy na nepredvídané výdavky.

Pretože sú vaše plány realizované na poslednú chvíľu, je väčšie riziko, že sa niečo nevydarí tak, ako by ste si priala. Aká je teda vaša rezerva? Ak žiadnu nemáte, vaše pôvodné plány sa môžu v momente zmariť a vy budete zápasiť ešte viac ako predtým, pretože budete musieť vytvoriť nový plán. Majte teda radšej svoj Plán B hotový.

7. Naučte sa smiať.

Zmysel pre humor vám rozhodne pomôže predísť tomu, aby ste začala šalieť, rozčuľovať sa a byť znechutená z tých nezorganizovateľných manažérov, ktorí nechávajú veci na poslednú chvíľu a čakajú od vás, že budete robiť zázraky. Pamätajte si, že smiech je úžasná technika prežitia, ktorá je dobrá pre vaše zdravie a pomôže znížiť stres a váš krvný tlak.

Zdroj: www.work-life.cz