Doručovanie a obeh písomností

Doručovanie písomností má byť rýchle, aby sa na žiadnom pracovisku dlho nezdržovali a nehromadili. Doručovanie a ďalšie postupovanie písomností medzi oddeleniami a referentmi, predkladanie vypracovaných písomných správ k podpisu a odnášanie k odoslaniu sa nazýva obeh písomností.

Vybavovanie písomností

Písomnosti majú byť vybavované včas, ak je možné ihneď. Lehoty k vybaveniu sú stanovené jednak všeobecne - právnym alebo podnikovým predpisom, jednak individuálne - pokynmi vedúceho alebo požiadavkami obchodného partnera. Ak nemôžeme písomnosť vybaviť v bežnej lehote a ak si žiada vybavenie dlhšiu dobu, upozorníme odosielateľa o odklade. To platí i v prípade, že nemôžeme vyhovieť.
Za vybavenie zodpovedá pracovník určený na spracovanie správy, asistentka alebo vedúci pracovník, ktorý list podpísal. Pokyn k spôsobu vybavenia je možné napísať na prijatý list dole rukou.

Podpisovanie a odosielanie písomností

Každý list musí byť pred odoslaním vlastnoručne podpísaný. Po podpise nie je dovolené v písomnosti ani v jej prílohách nič meniť alebo dopĺňať. Zo zásady jedného zodpovedného vedúceho vyplýva, že písomnosť podpisuje jeden pracovník. Ak sú výnimočne v dôležitých dokumentoch potrebné dva podpisy, potom vľavo sa podpisuje pracovník s vyššou funkciou, vpravo pracovník s nižšou funkciou. Ak dokument vyžaduje viac podpisov, umiestňujú sa podpisy podľa interných zvyklostí alebo smerníc.

Kategorizácia podpisového oprávnenia je dvojaká. Podpis znamená, že oprávnená osoba písomnosť podpisuje menom a v zastúpení podniku a berie zodpovednosť za obsah písomnosti. Parafa (skrátený podpis, podpisová značka) znamená, že pracovník, ktorý písomnosť parafoval, je oboznámený s obsahom a berie na seba zodpovednosť za obsah písomnosti. V prípade, že podpisuje dokument za vedúceho jeho delegovaný zástupca, pripojí svoj podpis so skratkou „v z." - v zastúpení. Použitie skratky „v. r." za menom znamená "vlastnou rukou" a používa sa v kópiách, originál je podpísaný vlastnoručne.