Písomnosti pri organizácii porád

Pozvánka na poradu

Pozvánky na porady a jednania by mali byť pripravované s primeranou pozornosťou.
Mali by obsahovať všetky potrebné údaje pre príjemcu, t.j.:

• kto je organizátor
• názov akcie
• deň, dátum a doba otvorenia
• miesto konania (presne špecifikované)
• program jednania (mená účastníkov)
• predpokladaná doba trvania
• informácie organizačného charakteru (doprava, ubytovanie, stravovanie atď.)

Z dôvodu plánovania času manažérov sa pozvánky na porady posielajú týždeň dopredu, na dôležité jednania, semináre, workshopy s mesačným predstihom. Konferencie s medzinárodnou účasťou je vhodné distribuovať ešte skôr. Na akcie závažnejšieho charakteru sú písomné pozvánky pri VIP doplnené osobným listom alebo telefonickým pozvaním.

Ak sú súčasťou pozvánky i ďalšie písomné materiály nutné k preštudovaniu, je ich distribúcia nutná včas, aby ich bolo možné preštudovať a pripomienkovať.

Náležitosti pozvánky

• názov organizácie s presnou adresou a ďalšími kontaktnými údajmi
• názov akcie (s bližšími špecifikáciami)
• termín
• miesto konania
• program (body + účastníci)
• miesto vyhotovenia + dátum
• podpis + funkcia

Prezenčná listina

Pri organizácii porád je potrebné včas myslieť na pripravenie prezenčnej listiny. Charakter prezenčnej listiny je daný povahou porady. Ak sa jedná o pravidelný okruh účastníkov, sú uvedení celým menom, pokiaľ sa zúčastňujú pravidelne organizácie s rôznymi zástupcami, sú uvedené názvy organizácií a mená účastníkov sa potom dopĺňajú až pri prezencii.
Na schôdzky a jednania s premenlivým okruhom účastníkov sa pripravujú prezenčné listiny bez mien a organizácií. V takom prípade je vhodné požiadať účastníkov o poskytnutie vizitky, na ktorej sú všetky dôležité informácie a nie je potom nutné účastníkov zaťažovať zložitým vyplňovaním rôznych údajov. V súčasnej dobe býva dobrým zvykom pri rôznych typoch PR akcií poskytovať zúčastneným na požiadanie alebo automaticky prezenčnú listinu s kontaktnými údajmi všetkých zúčastnených. V takom prípade má prezenčná listina charakter prezentačného materiálu a ako s takým by sa s ňou malo zaobchádzať.
Účastníci akcie by však mali byť oboznámení so skutočnosťou, že ich kontaktná adresa bude takto poskytnutá. Nie vždy chcú byť všetci zúčastnení podobným spôsobom prezentovaní.

Náležitosti prezenčnej listiny

• organizátor akcie
• názov akcie
• dátum a miesto konania
• tabuľka: poradové číslo, titul, meno, priezvisko (tlačeným písmom)
• útvar - organizácie a pod.
• vlastnoručný podpis
• poznámka

Zápisy z porád

Písomný doklad o priebehu schôdze, porady, konferencie alebo jednania. Zhotoviteľ zodpovedá za správnosť údajov uvedených v zápise, v prípade nejasností je nutné informácie overiť na mieste alebo dodatočne. V prípade nejasnej formulácie je nutné dohodnúť jednoznačné formulovanie daného problému.

Druhy zápisov

• stručný zápis - hlavné body jednania, rozhodnutia, ku ktorým sa dospelo, úlohy vyplývajúce z jednania,
• podrobnejší zápis - pri dôležitejších poradách sa uvádzajú mená diskutujúcich, obsah referátov, na prianie účastníkov sa zapisujú pripomienky v doslovnom znení,
• doslovné zápisy sa robia pri legislatívnych jednaniach v parlamente, pri významných konferenciách, ktorých výstupy sú publikované, zápis sa stenografuje a potom prepisuje, súčasne sa zabezpečuje zvukový záznam.

Náležitosti zápisu

• v záhlaví názov organizácie
• druh porady
• dátum (doba) a miesto konania
• menovité uvedenie prítomných (popr. odkaz na prezenčnú listinu)
• záznam, kto schôdzu otvoril, riadil
• program a priebeh jednania
• závery
• úlohy vyplývajúce z porady
• mená pracovníkov zodpovedných za plnenie úloh