Sekretariát ako miesto spoločenského styku

Sekretariát nie je len organizačným servisom vedúcemu pracovníkovi, ale tiež miestom spoločenského styku pre zamestnancov, a hlavne pre návštevy zvonku. Preto si dobrá asistentka nevystačí len s organizačnými schopnosťami. Navyše musí mať vrodenú inteligenciu, odvahu a tiež spoločenské vychovanie i schopnosť ho v každom okamžiku uplatňovať.

Nie každý človek môže byť krásny, ale príjemný a prostrediu prispôsobený vzhľad je v možnostiach každého. Správna asistentka sa nesnaží o to, aby na seba svojím vzhľadom strhla pozornosť, ale by mala byť, tak povediac, príjemná všetkým zmyslom vnímajúcich na diaľku, teda zraku, sluchu a čuchu.

Upravená asistentka

Žena s upravenými vlasmi, nenápadným make-upom, v decentných šatách či vo vhodnej kombinácii sukne a blúzky s ľahkým svetríkom decentnej farebnosti sa ako sekretárka necíti zaskočená, ani keď ju šéf zoberie so sebou, či pošle na dôležitú návštevu. Samozrejmosťou by mali byť i dobre upravené a čisté ruky. Dobre by sa mala aj počúvať. Znamená to určitú kultúru reči blízku spisovnej forme, zásadnú neprítomnosť "silných" výrazov, schopnosť držať sa témy a neodbočovať v rozhovore na nepodstatné veci, pokojný tón a schopnosť sebeovládania. A pretože na diaľku vníma i čuch, mala by ľahká vôňa dobrého toaletného mydla, prekryť inak neodstraniteľnú známku telesného pachu, ktorý je vlastný nám všetkým. Zároveň by však vôňa, vrátane dobrého parfému, nemala byť príliš agresívna.

Dôležité vybavenie sekretariátu

Keďže pôsobisko sekretárky je zvyčajne nielen miestom pracovného, ale i spoločenského styku, malo by mať k tomuto účelu potrebné vybavenie. Mal by tu byť hlavne malý konferenčný stôl a sedenie pre návštevy. Priamo tu, alebo aspoň v bezprostrednej blízkosti, by mal byť umiestnený kávovar, chladnička a skrinka na stolový riad. Miesto na umývanie riadu by naopak malo byť oddelené alebo ľahko zakryteľné.

Z jedálenského riadu by nemalo chýbať aspoň šesť dezertných tanierov so šiestimi kávovými šálkami a podšálkami, rovnaký počet by mal obsahovať i čajový servis s kanvicou a cukorničkou. Sklenený nápojový riad by mal obsahovať univerzálne poháre na nealkoholické nápoje radšej vo väčšom počte, ďalej na slávnostné príležitosti či prípitky univerzálne poháre na nožičke (mierne uzatvoreného tvaru), prípadne štíhle či otvorené poháre na šampanské. Dôležité sú aj kompletné príbory a kávové lyžičky z rovnakej súpravy a vždy z nerezovej ocele.

 Je potrebné sa vyhnúť tomu, aby taniere, šálky, poháre či príbory podávané hosťom pôsobili na prvý pohľad dojmom dobrovoľnej zbierky zamestnancov. Teda, aby jednotlivé kusy pochádzali z rôznych súprav. Tiež nie je potrebné používať drahý a luxusný porcelán. Stačí, keď serióznosť a dôveryhodnosť firmy nenápadne podporí niekoľko rovnakých, aj keď jednoduchých šálok a podšálok.

Potom už záleží na asistentke, komu a ako vie niečo ponúknuť tak,, aby sa hosť cítil dobre. Chladnička by mala obsahovať v prvom rade širší výber nealkoholických nápojov, začínajúc stolnou nesladenou vodou a končiac kolou, džúsom či tonikom. V zásobe by mala byť káva a dobrý čaj a neprekáža, ak je balená vo vreckách, pretože ponúkate občerstvenie a nie ste klub znalcov. Chladnička uschová v optimálnej teplote i fľašu dobrého bieleho vína, ak návštevy dávajú prednosť červenému, malo by byť uložené v skrinke pri izbovej teplote. Nealkoholické nápoje, či už teplé alebo chladené vrátane kávy a čaju môže ponúknuť sekretárka sama, pri návšteve zvonka je to dokonca pravidlom. Alkoholický nápoj podáva až na výslovné prianie šéfa a takmer nikdy zamestnancom. Zároveň dbá na to, aby na sekretariáte nezasadal kávový klub a prítomný tu bol len ten, kto je ohlásený u šéfa.

Kedy stáť a kedy sedieť?

Asistentka môže v sede prijímať len podriadených, ak nie sú starší ako ona sama, ale nič sa jej nestane, keď dá najavo, že vstupujúceho vníma, povstaním… Jediným ospravedlnením je preukázateľne dôležitá práca, ktorá neznesie odklad, a ktorá jej vstať neumožňuje. V každom prípade povstane, keď príde návšteva zvonku a uvedie ju hneď k šéfovi alebo usadí pri konferenčnom stolíku.

V dobe, keď sa nosia kabáty, ich pomôže návšteve odložiť. Pri odchode menej významnej návštevy sa s ňou rozlúči len vyslovením pozdravu, prípadne, keď jej pomáha s obliekaním kabáta. Pri dôležitejších návštevách podrží pri odchode dvere a slovne sa lúči až na prahu. Naozaj významné návštevy sprevádza až za dvere sekretariátu sám šéf. Potom sekretárka povstane a s návštevou sa lúči buď slovami, alebo len kývnutím hlavy. To vtedy, ak odchádza návšteva počas živého rozhovoru so šéfom, ktorý nie je vhodné prerušiť.

Asistentka by tiež mala dbať na to, aby mal šéf v skrini svojej kancelárie šaty na spoločenské udalosti v prípade, že chodí skôr športovo oblečený. Mala by tu byť aj nepoužitá košeľa, kravata, ponožky a topánky (samozrejme čisté), ktoré sa k sebe hodia. Potom nebude potrebou náhleho formálneho jednania zaskočený ani šéf a asistentka získa nielen dobré body, ale tiež punc profesionality.