Vlastnosti asistentky

Na splnenie poslania sekretariátu musí asistentka spĺňať viacero kvalifikačných a osobnostných predpokladov. Stačí si len prezrieť inzeráty, ktorých kľúčovým slovom je asistent - asistentka - sekretárka a hneď získate škálu kvalifikačných a osobnostných charakteristík.

Aj personálne agentúry nemajú jednoduchú pozíciu pri hľadaní vhodného kandidáta alebo kandidátky pre objednávateľa. 

Ľahší výber majú personalisti, ktorí sú oboznámení so špecifikami organizácie a vedia, aký typ pracovníka sa bude do ich kolektívu hodiť.

Do ponuky okrem základných charakteristík, tj. kvalifikačných predpokladov, nie je možné vsunúť informácie typu: hľadáme kandidátku, ktorá bude ochotná pracovať dvanásť hodín denne, okrem svojich osobnostných predpokladov bude vychytávať šéfove nedostatky, nebude zneužívať informácie firmy, bude dbať na dohodnuté pravidlá, nebude klamať a ohovárať a bude ctiť základné hodnoty firmy.

Tu sú požiadavky niektorých budúcich zamestnávateľov na pozíciu asistentky, prípadne sekretárky:
• Znalosť práce na PC Word, Excel, precíznosť, poctivosť, zodpovednosť
• Časová flexibilita, dobré organizačné schopnosti
• Základy účtovníctva výhodou, záujem o administratívnu prácu a kontakt s klientom
• Jazykové znalosti výhodou, SŠ, príp. VOŠ
• Prax min. 3 roky, samostatnosť, spoľahlivosť, vlastná iniciatíva
• Pracovná náplň: zavedenie systému kontroly vnútorného chodu spoločnosti, vedenie kancelárie, vrátane celej agendy
• Dobrá znalosť PC (Office, Word, Excel), zákl. komunikácia v AJ nutná
• Obchodné vystupovanie a prístup k zákazníkom, komunikatívnosť, organizačné schopnosti, práca na PC (MS Word, Excel, Outlook, IT),
• AJ, komunikácia s klientmi, dobrá znalosť práce na PC (MS Office, Word, Excel, Internet)
• Základy účtovníctva, organizačné schopnosti
• Dôslednosť a príjemné vystupovanie, čiastočná znalosť PC a AJ, záujem o výpočtovú techniku a Internet, účtovníctvo výhodou, znalosť taliančiny
• Samostatnosť, časová nezávislosť
• Komunikačné a organizačné schopnosti + prax, spoľahlivosť, zodpovednosť
• Príjemné vystupovanie a komunikačné schopnosti, samostatnosť
• Organizačné schopnosti, trestná bezúhonnosť
• Spoľahlivosť, Časová flexibilita, VP skupiny B
• Základná znalosť NJ alebo AJ výhodou, prax dva roky a viac na podobnej pozícii
• Rýchlosť, dôslednosť a príjemný hlasový prejav, SŠ - stavebný smer
• Schopnosť vyjednávať s dodávateľmi, komunikácia s klientmi
• Vybavovanie reklamácií atď., požiadavky: SŠ/VŠ, AJ
• Prax v bankovom sektore podmienkou, znalosť elektronického bankovníctva
• Dôsledná, flexibilná a spoľahlivá osobnosť, vybavovanie objednávok
• Informovanie klientov, administratíva atď., prax min. 2 roky na podobnej pozícii
• Znalosť práce s PC, chuť pracovať na recepcii a v administratíve, skúsenosti na asistentskej či sekretárskej pozícii (nutná skúsenosť so zápismi z porád)
• Časová flexibilita, organizačné schopnosti, prax min. 1 rok
• SŠ, výborná znalosť angličtiny slovom i písmom - spolupráca s cudzincami, prax v administratíve najmenej šesť mesiacov
• Znalosť práce s PC (Excel, PowerPoint výhodou), flexibilita, organizačné schopnosti, SŠ/VŠ
• Min. 2 roky obchodnej praxe v IT, dobrá znalosť systémov MS Office a odvetvia IT.
• Aktívna AJ+NJ, VP sk. B, nové technológie a špičkový hardvér.

Tieto požiadavky je možné zhrnúť do nasledujúcich kvalifikačných a osobnostných predpokladov:

1. Kvalifikačné predpoklady:
Administratívne činnosti, organizačné činnosti, základné znalosti účtovníctva a ekonomiky, základné znalosti personálnej práce, dobré znalosti práce s jazykom a jazyková vybavenosť, práca s PC (Word, Excel, PowerPoint), práca s informačnými technológiami, znalosť public relations (PR, tj. vzťahy s verejnosťou), spoločenský protokol a vystupovanie

2. Osobné vlastnosti:
Vytrvalosť, dobré vystupovanie, diplomacia, úcta k firemným hodnotám, umenie jednať s ľuďmi, komunikačné schopnosti, flexibilita, zmysel pre poriadok a usporiadanie, osobný vkus a spoločenský prehľad, akcieschopnosť, pozitívne myslenie, potreba osobného rozvoja.

Kvalifikovaná a schopná asistentka ovplyvňuje výkonnosť manažéra, ale podstatným spôsobom tiež jeho neformálnu autoritu a imidž. Kvalitná asistentka je pre manažéra výhrou, je schopná plniť úlohy, ktoré podstatným spôsobom zvyšujú riadiaci potenciál manažéra.

Prínos asistentky k zvýšeniu účinnosti práce manažéra:

Asistentka šetrí manažérovi čas, ktorý sa niekedy môže blížiť až k polovici jeho pracovnej doby.

Kvalitná asistentka by mala byť schopná samostatne rozhodovať, čo z pošty príde na jeho stôl, čo vybaví niekto iný, pričom vybavenie písomností niekým iným musí vedieť zorganizovať tak, aby bola zaistená požadovaná úroveň a termín vybavenia.
Podobne rieši aj telefonáty a návštevy.

Asistentka by mala spoluvytvárať s manažérom jeho mesačný, týždenný a denný program, sledovať plnenie termínových povinností a dbať, aby v dodržovaní programu nebol manažér rušený vplyvmi, ktoré je možné vyriešiť inokedy alebo inak.

Asistentka vytvára neformálne informačné spojenie manažéra s kolektívom podriadených spolupracovníkov, pričom význam tohto spojenia rastie s výškou riadiacej úrovne manažéra.

Má byť schopná poskytnúť manažérovi spätnú väzbu a z reakcií asistentky si môže manažér urobiť predstavu, ako budú spolupracovníci reagovať na určité rozhodnutia.
Má organizačné schopnosti a pracuje samostatne, je vynikajúcou organizátorkou, postupuje nielen systematicky a detailne, ale tiež s potrebnou kreativitou a vynaliezavosťou.

Dokáže analyzovať nové situácie vyžadujúce operatívne riešenie.
Ak nie je k dispozícii manažér, dokáže zvoliť optimálny prístup, ktorý vedie k dosiahnutiu pôvodného cieľa.

Jej diskrétnosť umožňuje prístup k mimoriadne závažným informáciám, s ktorými pracuje, s veľkou citlivosťou. Voči manažérovi a firme vystupuje vždy lojálne.

Systematickosť a presnosť asistentky nevyžaduje žiadnu kontrolu. Za svoju trvale kvalitnú prácu nesie vedome plnú zodpovednosť.

Voči svojmu sociálnemu okoliu vystupuje tolerantne a nerozdeľuje ľudí podľa osobných pocitov a sympatií. Je korektná, priateľská a ústretová. V každej situácii sa ovláda.
Dobre pozná štruktúru, činnosti i personálne obsadenie firmy. Je schopná poskytovať vyčerpávajúce informácie o vlastných útvaroch a dobre sa orientuje i v ostatných štruktúrach. Vždy dokáže manažérovi poskytnúť alebo získať potrebné informácie.
Je schopná sa orientovať v rôznorodom prostredí medzinárodných firiem. Vie a pozná špecifiká rôznych kultúr a vie prispôsobiť chovanie svoje i svojho manažéra týmto požiadavkám. Orientuje sa i vo formálnych náležitostiach a rôznorodých požiadavkách interkultúrneho prostredia.

Svoje chovanie dokáže prispôsobiť situácii a osobám, s ktorými je v kontakte. Ovláda pravidlá obliekania a líčenia a má schopnosť v tejto oblasti poradiť aj manažérovi v kontexte situácie a organizácie.

Odborné a osobné kvality z nej robia rešpektovanú spolupracovníčku manažéra, ktorá sa teší vysokej autorite, obľube a dôvere.

K tomu, aby formálne predpoklady asistentky boli v plnej miere zúročené, je nevyhnutné, aby manažér so svojou asistentkou vytvoril dobre fungujúci tím. Manažér musí poznať silné i slabé stránky svojej asistentky a má vedieť, v čom sa na ňu môže spoľahnúť. Asistentka musí poznať štýl práce svojho šéfa a vedieť, čo od neho očakávať.

Význam a váha jednotlivých vyššie uvedených kritérií nie je, samozrejme, rovnaká a v závislosti od pozície manažéra v hierarchii riadenia sa mení aj štruktúrne. V každom prípade by však malo ísť o vyváženú štruktúru, ktorá presne zodpovedá konkrétnym potrebám toho ktorého manažéra a vyplýva z jeho funkcie v organizácii.