Firemné akcie - pozvánky, darčeky, zhodnotenie, pozvánky

Pozvánkam na firemné akcie sa oplatí venovať maximálnu pozornosť. Samotná pozvánka by nemala hostí odradiť, ale naopak nalákať, prípadne vzbudiť zvedavosť a záujem.

• Formálne pozvanie - listom, vytlačením navštívenky alebo pozvánkou
• Neformálne pozvanie - osobne, telefonicky, e-mailom či písomnou, ale omnoho zábavnejšiou a kreatívnejšou formou ako pri oficiálnych akciách.

Zásady pozvánky

V business etikete existuje niekoľko zásad, ako účinne a efektívne zacieliť pozvanie:

1. Kvalita a originalita. Zvážte kvalitu a typ papiera, nepodceňujte kvalitnú grafiku a tlač. Originálný popis akcie a kreatívne pozvánka (napríklad na obhorenom papieri vo fľašiach od kubánskeho rumu) patrí k dokonalosti, samozrejme ak je to vhodné.

2. Aktuálna databáza. Aktualizujte s predstihom databázu svojich obchodných partnerov, spolupracovníkov, zamestnancov apod. Je potrebné venovať veľké úsilie vytipovaniu kľúčových zákazníkov (pozri Paretovo pravidlo, podľa ktorého 20% zákazníkov urobí 80% obratu). Niektoré firmy venujú veľa pozornosti tomu, ako akcia bude vyzerať, ale omnoho menej sa zaoberajú tým, koho na akciu pozvať. Správne zostavená databáza s aktuálnymi údajmi pozvaných je pritom polovicou úspechu.

3. Vlastnoručný podpis nie je nutný, ale napríklad v diplomatických kruhoch sú používané aj ručne písané osobné pozvánky. Majú vysokú hodnotu a vyjadrujú skutočnú úctu k adresátovi.

4. Adresa príjemcu by mala byť vypísaná ručne. Tým vyjadrujete úplne osobný prístup k príjemcovi. Bohužiaľ dnes je často nahradzovaná unifikovanými štítkami z počítača. Veľmi blízkym spolupracovníkom a obchodným partnerom, s ktorými sa schádzate napríklad aj na rôznych spoločenských akciách vrátane ich partnerov, je vhodné zaslať blahoželania domov. Tu nezabudnite uviesť meno partnera (Vážení manželia Ján a Jana Novákovi), ak pár nie je zosobášený, uvádzajte ich mená podľa abecedy na samostatnom riadku (pani Jana Bláhová a pán Peter Novák).

5. Tituly. Nezabúdajte tituly. Ak adresujeme páru, nezabudnite uviesť tituly oboch. V našich krajinách je bežné oslovovať druhú stranu pri komunikácii celkom trojakým spôsobom: bežným oslovením (pán, pani, slečna), akademickým titulom, ak ho oslovovaný vlastní (pán inžinier, pani doktorka) alebo funkčným titulom (pán vedúci, pani riaditeľka).

6. Oslovovanie. Správne je oslovovanie v 5. páde, teda pán Novák, pán doktor Souček. Platí, že ak má žena akademický titul, oslovujeme ju pani, aj keď nie je vydatá.
Viac na: Tituly - vedecké, akademické, čestné, šľachtické, cirkevné ...

Náležitosti pozvánky

1. Zameranie akcie. Ako prvé sa samozrejme uvádza prečo hosťa pozývame. Názov podujatia, tematické zameranie, jej štýl, skrátka všetko čo oslovenému pomôže vytvoriť si predstavu o celkovej atmosfére i štýlu akcie. Predídete tým nejasnostiam, kedy hosť nevie, čo ho presne čaká a ako sa vhodne k danej príležitosti obliecť. Bude vedieť, že pozvanie na banket či raut nie je vhodné absolvovať po večeri o troch chodoch. Zároveň mu bude jasné, že od pozvanie na koktail nemôže očakávať pohostenie, pod ktorým sa prehýbajú stoly, ale väčšinou len drobné chuťovky do ruky, sekt, víno a nealkoholické nápoje. V tomto prípade mu ľahké občerstvenie pred samotnou akciou rozhodne neuškodí.

2. Informácie o hostiteľovi. Každý hosť očakáva, že bude vedieť, kto ho na akciu pozýva. Preto tieto informácie patria medzi prvé, ktoré si každý na pozvánke prečíta.

3. Dátum, miesto konania, čas. Bez uvedenia týchto troch faktických informácií, by Vám asi nikto na akciu neprišiel. Preto ich uvádzame viac-menej pre úplnosť, pretože každý vie, že na pozvánke majú svoje výsadné miesto.

4. Informácie o odporúčanom oblečení = dress code. Ak chceme, aby hostia boli vhodne oblečení alebo usporadúvame akciu tematicky zameranú a vyžadujeme účasť hostí v kostýmoch alebo v určitej farebnosti oblekov alebo aj iné špecifiká, môžeme hosťom oblečenie odporučiť. Výstrelky však budú patriť skôr medzi neformálne akcie. Pre tie oficiálne a formálne platí pravidlo obliecť si slávnostné a formálne oblečenie. Môžeme sa držať aj zásady: čím neskôr sa akcia koná - tým sa od nás očakáva slávnostnejší oblečenie. 

Pre koho je pozvánka určená?

Ak dostanete pozvánku na meno, väčšinou znamená to, že je pozvánka neprenosná a určená priamo pre vás.
Ak chce hostiteľ, aby ste prišiel s partnerom, je na pozvánke uvedené niečo v tom duchu, ako 'pán Ján Novák s manželkou' alebo sa oznámenie obmedzí na formulácii 'pozvánka platí pre dve osoby'.
Ak organizujete akcie a dôsledne trváte na tom, aby na akciu prišli iba tí hostia, ktorým ste pozvánku doručili a nie ich rodinní príslušníci alebo iný záskok, napíšete 'pozvánka je neprenosná'. Potom by sa nemalo stať, že sa na akcii objavia nespôsobilí alebo nevhodní hostia. Spravidla však platí, že pozvánka na meno je určená pre samotného hosťa a neočakáva sa, že by bola putovná. Ak sa záležitosť týka obchodných kontaktov, záleží aj na dohode s hostiteľom, či na akciu pošlete svojho povereného zástupcu.

Potvrdenie účasti = R.S.V.P.

Často je na pozvánkach uvedené, aby hostia potvrdili svoju účasť, a to e-mailom, telefonicky alebo písomne. Táto spätná reakcia je pre každého organizátora veľmi dôležitá. Preto jej venujte pozornosť, prípadne sa ospravedlňte za svoju neúčasť. Na pozvánkach sa často objavujú aj tajomnej skratky ako napr RSVP (Táto skratka umiestnená v pravom dolnom rohu nás nabáda, aby sme potvrdili na uvedenom kontakte svoju účasť). V slovenskej verzii túto značku supluje R.L.O. (Ráčte láskavo odpovedať). Potvrdená účasť na slávnostnej akcii je záväzná a len veľmi vážne dôvody sú zámienkou na to, aby ste na akciu nedorazili.

Pozvánky rozosielajte včas

Pozvánky rozosielajte hosťom v dostatočnom predstihu, aby hostia mali dostatok času si svoj čas naplánovať a s podujatí počítať. Berte do úvahy aj mimoriadnosť obdobia, napríklad v čase dovoleniek je dobré pridať pár dní navyše. Pre VIP hostí sa často používajú aj tzv. predzvacie listy, kde sú hostia upozornení, že im príde pozvánka na určitú akciu so zdvorilou žiadosťou o rezerváciu v ich určite zaplnenom kalendári. Tieto listy sa väčšinou posielajú jeden až dva mesiace pred akciou. U bežnej pozvánky je typická doba pre jej rozosielanie 2 až 3 týždne vopred. Následnú účasť môžeme overiť aj telefonicky.

Odoslaním pozvánky to nekončí

Ak pozvanie je základ, potom call-back je múr, ktorý na tomto základe musíte vystavať, inak vám spadne strecha. Pozvánka včas, dôkladný call-back, ktorý vykonávajú kvalifikovaní ľudia, zoznámenie s akciou (nie študenti, lebo hostí je nutné presvedčiť). Pozvaní sami od seba potvrdia len z menšiny, väčšina účasti je potom dielom osobného pozvania po telefóne, pričom volajúci musí vycítiť, na čo hosťa nalákať: nový atraktívny produkt, program pre deti, možnosť zahrať si tenis, možná výhra, tombola, nápaditý moderátor, vystúpenie celebrity apod.

Darčeky

Ľudia sa obdarúvajú na dôkaz lásky, priateľstva a ako výraz poďakovania. Nie inak je tomu aj v prípade pracovných vzťahov. Ako poďakovať partnerom, klientom, či spolupracovníkom? Darčeky môžu byť tradičné, od dobrej fľaše vína až po originálny darček v podobe zážitku, na ktorý sa len tak nezabudne.

Čo všetko z tlačovín môžete využiť pri eventu?

Firemné prezentačné materiály, dekorácie, diplomy a upomienkové či ďakovné listy, samolepky, follow-up materiály a mnoho ďalších.

A čo zajtra?

Preukazovať nejako exaktne efektivitu eventov je síce ťažké, hoci nejaký efekt sa vždy očakáva. Eventy sa pochopiteľne skôr či neskôr ukazujú ako súčasť celkových predajov. Okrem toho je to dlhodobá vzťahová záležitosť.
Niektoré firmy rozosielajú dotazníky s hodnotením hosťom, ktoré je možno využiť aj pre anketu, aké akcie by sa im páčili nabudúce. Ako ľahko sa vám bude hovoriť "dovidenia" obchodnému partnerovi, s ktorým si tykáte a strávili ste s ním víkend na divokej vode, na horách alebo na F1? Biznis sa robí priamo na množstve akcii, ale dobré je tiež zavolať v nasledujúcich dňoch a dohovoriť si obchodnú schôdzku ako logické pokračovanie spoločenského stretnutia alebo využiť nadobudnutého CD s fotografiami z akcie a poslať ich hosťom na ich e-mailové adresy.
Vynaložené finančné prostriedky musia pre firmu niečo priniesť. V súčasnej dobe nikto neinvestuje tisíce alebo milióny len preto, aby sa dobre zabavil alebo svojim zamestnancom umožnil si vyhodiť z kopýtka. Všetko má svoj dôvod a cieľ v podobe naplnenia business case alebo zlepšenia vzťahov.

Rada na záver

Pri organizácii každého eventu postupujte citlivo. V rámci jednej akcie sa vyhnite akémukoľvek ďalšiemu deleniu na osoby dôležité a ešte dôležitejšie. Všetci pozvaní musia mať pocit rovnakej dôležitosti, v opačnom prípade možno potešíte skupinku 10 ľudí, ale 90 ďalších naštvete. Ak predsa cítite potrebu vyčleniť určitých jedincov z pozvaných ľudí, potom je treba zorganizovať úplne separovanú akciu. Za príklad môže poslúžiť rozdelenie launch na novinársku akciu, prezentáciu pre obchodných partnerov a sériu aktivít pre verejnosť. Oddelenia sa týkajú predovšetkým odbornej časti, kedy sa dokonca niektoré skupiny nemusia cítiť dobre v spoločnosti iných skupín, napríklad obchodní partneri vedľa novinárov.

Naopak novinári a VIP sa potom môžu stretnúť napríklad v rámci večernej spoločenskej akcie. Všetko je nutné pritom vzájomne koordinovať, aby celkové vyznenie bolo jednotné. To sa týka aj každej čiastkovej akcie: hlavný program musí byt vždy jednotný a spoločný a jediné, čo môžete urobiť, je pripraviť sprievodný program, v ktorom si každý nájde svoje (ženy, muži, deti, športovci, nešportovci atď.).

Zdroj:
• Jan Klíma, riaditeľ agentúry AC & C PR, ktorá o.i. pripravuje akcie pre klientov Import Volkswagen Group, ČSOB, T-Mobile, Aral
• Zbyněk Mlčoch - www.zbynekmlcoch.cz
• www.mojeparty.cz