Firemné akcie - Technické a personálne zaistenie

Technické zabezpečenie každej akcie vyžaduje správnu prípravu a výber dodávateľov - od dopravy, cez zvukovú, svetelnú a konferenčnú techniku, stavby veľtržných a výstavných stánkov, dekorácií, vykurovanie priestorov, mobilné zdroje energie až po špeciálne efekty, ohňostroje a laserové show.

Väčšinou technicky zabezpečujú akcie špecializované firmy, ktoré na základe vašich požiadaviek zabezpečí priamo majiteľ objektu, kde sa vaša akcia bude konať, pretože pozná technické zázemie svojho objektu.
Pre technické zabezpečenie akcie je potrebné dodať podrobné informácie o celom eventu.
Profesionálne firmy sú potom totiž schopné dodať techniku šitú akcii presne na mieru.

Čo potrebuje vedieť dodávateľ

1. Všetky požiadavky na techniku
• ozvučenie
• mikrofóny
• prezentačná technika (spätné projektory, flip charty apod.)
• záznamová technika (televízna a kamerová technika - kameraman, fotograf)
• osvetlenie
• agregáty
• klimatizačné jednotky.

2. Časové vymedzenie akcie
Malo by byť presne dané, kedy má byť technika na mieste a kedy sa bude môcť po skončení akcie zbaliť.

3. Scenár a harmonogram akcie
Na základe scenára vám dodávateľ techniky spracuje celkové technické riešenie. Sem patria napríklad požiadavky na moderátora, hudbu (tzv. stage plan).

Potrebná obhliadka vopred
Dodávatelia by sa mali vopred zúčastniť obhliadky. Iba v prípade jednoduchších krokov alebo notoricky známych priestor ju možno vynechať. Vyrieši sa tak úplne jednoznačne umiestnenie pódia, stanovište zvukárov, akustika a mnoho iných vecí.
U akcií menšieho rozsahu - napríklad iba pri zapožičaní spätného projektora - stačí dodávateľom zaslať písomnú objednávku a žiadať o jej potvrdenie.
U rozsiahlejších akcií a u akcií, kde je technické vybavenie komplikované (agregát, ozvučenie medzi poschodiami, neštandardné priestory ...), je ideálne zvoliť radšej zmluvu o spolupráci, kde sú uvedené práva, povinnosti a samozrejme aj sankcie.

• pódia
• party stany
• rečnícke pulty
• mobiliár (nábytok, riad)
• mobilné WC
• dekorácie
• veľtržné a výstavné stánky
• ohňostroje
• laserové show
• oplotenie
• označenie
• atrakcie apod.

Personálne zabezpečenie akcií

Úspech každej firemnej akcie vždy závisí na ľuďoch, ktorí ju pripravujú, či sa iným spôsobom podieľajú na jej vzniku a chode. Sú to tiež hostesky, pomocný a obsluhujúci personál, ochranka. Tí všetci môžu svojim prístupom akcii pomôcť alebo ublížiť.
Na každej väčšej akcii je prítomnosť bezpečnostnej služby, tzv. ochranky, veľmi dôležitá. Má predovšetkým zabrániť vstupu nepozvaných hostí. Slúži ako poistka pre prípad, že by nastal nejaký problém priamo počas akcie. Profesionáli dokážu zasiahnuť rýchlo a diskrétne. Pri dojednávaní tejto služby na akciu nezabudnite špecifikovať, aké oblečenie majú mať členovia ochranky na sebe. Určite nie je vhodné, aby napríklad na reprezentatívny večierok prišli v čiernych kombinézach a šiltovkách.
Na akciách väčšieho rozsahu sa odporúča prítomnosť zdravotníka.

Každú akciu treba tiež poistiť.
Pri plánovaní vašej akcie nezabudnite zabezpečiť bezproblémové parkovanie, obsluhu šatne a podrobne venujte priestor hygienickému zázemiu, vrátane výberu toaletného papiera a personálu, ktorý po celú dobu eventu bude tieto priestory udržiavať v úplnej čistote.

Pohľad do vlastných radov
Preškolenie pracovníkov, ktorí budú firmu na akciu reprezentovať, sa nevenuje dostatočná pozornosť. Základnou chybou, s ktorou sa niekedy stretávame, je, že si firmy za veľké peniaze objednajú akciu a potom zamestnanci stoja v hlúčiku a rozoberajú svoje pracovné záujmy, miesto aby sa venovali pozvaným hosťom. Zamestnanci usporiadajúcej firmy prichádzajú na klientsku akciu pracovať, nie sa baviť. Hostia nemôžu mať pocit, že sa zamestnanci premáhajú, všetko má byť úplne prirodzené. Je možné zauvažovať o vydaní interného pokynu, že do určitej hodiny zamestnanci firmy "pracujú" a až potom sa môžu voľne baviť. I keď to zamestnanci nemajú príliš radi, musia byť viditeľne označení, teda mať na sebe viditeľne upevnenú menovku alebo aspoň nejaký odlišujúci symbol, ako odznak, šatku apod.

V rámci zaškolenia musia byť pracovníci oboznámení so základným posolstvom akcie, mali by byť pripravení zoznamovať hosťami, vedieť odpovedať na otázky týkajúce sa firmy. Treba im tiež vysvetliť, že nie je prípustné, aby akýmkoľvek spôsobom firemnú akciu kritizovali. Vždy sa totiž môže stať, že niečo nefunguje, ale v drvivej väčšine si hosť ničoho nevšimne, pretože spravidla netuší, ako má vec prebehnúť. Bohužiaľ najčastejšie na chyby upozornia hostí sami zamestnanci, bez toho si uvedomujú, že sa kritika stočí na ich firmu, nie na usporiadateľskú agentúru alebo subdodávateľa akcie. Prípadné problémy treba riešiť, nie len ich komentovať. 

Odporúčame: Firemné akcie - pozvánky, darčeky, zhodnotenie, pozvánky