Silná dvojka (v kancelárii)

Keď si šéf a jeho sekretárka (asistentka) po pracovnej stránke dobre rozumejú, má to väčšinou dvojaký účinok: lepšie pracovné výsledky a stúpajúce pracovné nadšenie. Z prieskumu, ktorý som pred časom robila, vyplynulo, že vzájomné sympatie (nie príťažlivosť!) sú v prípade tejto silnej dvojky veľmi dôležité. Žiadny šéf nechce pracovať s nepríjemnou asistentkou a ta naopak pracuje s nechuťou pre arogantného a despotického nadriadeného. A podobne ako v manželstve i v kancelárii je potrebné ovládať umenie kompromisu, byť tolerantný a pokiaľ možno dobre naladený (á).

Chodíte okolo svojej asistentky a neviete, ako s ňou nadviazať bližšie pracovný kontakt? Ako ju nenásilnou cestou prinútiť, aby sa viac zaujímala o vašu prácu a bola schopná vám pomôcť?

Pozeráte sa na svojho šéfa a premýšľate, ako mu dať najavo, že viete viac než len variť kávu a prepisovať listy? Máme pre vás dobrú správu: Tímovej práci sa dá naučiť! Poradíme vám, ako zanalyzovať vašu situáciu vo firme a ako zlepšiť vzťahy na pracovisku.
Veď každá spolupráca funguje podľa istých pravidiel, ktoré môžete postupne vylepšovať - aby ste vy a váš šéf tvorili tú správnu (pracovnú) dvojku, nerozlučný tím.

Spôsob vedenia ovplyvňuje pracovné prostredie

Spôsob, akým nadriadený vykonáva svoju funkciu a ako sa chová voči podriadeným, má na spoluprácu veľký vplyv. Jeho vystupovanie určuje formu kontaktu, vzájomný postoj a "motiváciu k ústretovosti", tzn. pripravenosť spolupracovníka "ťahať za jeden povraz". V prípade spôsobu vedenia na báze spolupráce a spoluúčasti, ktorý k úspešnej tímovej spolupráci patria, vedúci pracovník menej zdôrazňuje vlastné postavenie, ale váži si samostatnosti, očakáva pochopenie, dôveru, lojalitu a iniciatívu. V takomto prostredí väčšinou nájdete príjemnú atmosféru a čulý pracovný ruch.

Autoritatívny spôsob vedenia pôsobí naproti tomu proti tímovému duchu. Nadriadený alebo nadradená zdôrazňujú význam vyššieho postu, uprednostňujú tých, ktorí "počúvajú", radi apelujú na zmysel pre povinnosť a vyžadujú rešpekt. Výsledkom je obmedzená komunikácia a často aj klíma nedôvery. Skrátka a dobre: pracovný kolektív potrebuje kooperatívne vedenie.

Dôležité je samozrejme aj tzv. "chemické zloženie", alebo ak chcete naladenie na rovnakú vlnu. To tvrdili bez rozdielu všetci "šéfovia", ktorých som sa pred časom pýtala na to, ako si predstavujú ideálnu asistentku. Šéf a jeho asistentka by si mali byť navzájom sympatickí a mali by si rozumieť. Ak jednému na druhom niečo vadí, narúša to ich vzájomnú spoluprácu.

Vzájomná informovanosť - alfa a omega spolupráce

Dnes a denne sa na vás valí neuveriteľné množstvo informácií, a napriek tomu v mnohých kanceláriách nájdete chronický nedostatok informovanosti. Nerozhoduje totiž množstvo, ale kvalita. Okolo sekretárky prechádza veľké množstvo dôležitých informácií. A viete, že najväčšou stratou času pre šéfa a sekretárku je práve nízka informovanosť?

Sú tri informačné zdroje, ktoré musíte bezpodmienečne využívať:
1. nadriadený (nadradená)
2. pošta a e-mail
3. telefón

Ak jeden z nich vypustíte, bude vám vždy chýbať jedna tretina vašich možností komunikácie.

Osobitnú pozornosť by som chcela venovať zdroju "nadriadený"

Ideálny pracovný deň začína výmenou informácií, ktorá zaberie asi desať minút. Iste poznáte termín "ranné posedenie", ale môže to byť aj "obedňajšie" alebo "večerné posedenie". Všeobecne platí, že by sa tak malo diať pravidelne - teda každý deň! Len tak si môžete byť istí, že váš informačný manažment dobre funguje.
"Na to nemám čas" je bežná výhovorka vedúcich pracovníkov. Naozaj si pre vás šéf nemôže vyšetriť desať minút času? Veď ste koniec koncov jeho najbližší a najdôležitejší spolupracovník. Čas, ktorý šéf využije na to, aby vám osvetlil a oznámil všetko dôležité, sa mu počas dňa niekoľkokrát vráti. Bez včasnej výmeny informácií nemôžete šéfovi uľahčiť prácu. Napríklad nemáte šancu regulovať telefónne hovory, usudzovať, čo je dôležité, čo veľmi naliehavé a čo naopak môže počkať.

"So svojou sekretárkou hovorím predsa celý deň". Áno, váš šéf s vami hovorí veľmi často - podľa toho, ako situácia vyžaduje. To ale v žiadnom prípade nenahradí pravidelnú výmenu informácií. Dlžné informácie sú nevyzdvihnuté informácie. Preto si vyberajte svoje informácie denne!

Spoločné ciele spájajú

Výraz "tím" pochádza z terminológie kolektívnych športov. To, čo vytvára úspešný športový tím, platí aj pre vašu spoluprácu s nadriadeným alebo nadradenou - spoločne zmôžete viac než každý sám. Aby ste dosiahli tento cieľ, musíte samozrejme definovať záujmy a ciele vášho týmu. "Kam mierime? Čo chceme dosiahnuť? Kto hrá akú rolu v tejto spoločnej hre?"

Nedávno som sledovala v jednom televíznom seriáli zaujímavú scénu. Tréner managementu prednášal jednej vedúcej skupine na tému "tímové správanie". Aby vyskúšal úspech svojej práce vytiahol z tašky silné lano a vyzval účastníkov, aby ťahali za jeden povraz. A čo sa stalo? Spontánne sa utvorili dve skupiny, ktoré sa pustili do obľúbenej zábavy - preťahovanie lanom. Vezmite si z toho ponaučenie a uvedomte si, že nebojujete proti sebe, ale ťaháte za jeden povraz.

Jasná dohoda je dôležitá - pre obidvoch

Žiadny tím nefunguje bez pravidiel hry - ani ten váš. Proti iným tímom, napr. v športe, máte jednu prednosť: môžete si stanoviť vlastné pravidlá. Pritom si smiete úplne individuálne vybrať to, čo sa k vašej forme spolupráce najlepšie hodí. "Ako spolu budeme vychádzať? Ako chceme pôsobiť navonok? Čo bude v našom tíme prioritou? Čo je neodkladné a čo nedôležité?"

Čo sa stane, keď sú pravidlá hry síce stanovené, ale napriek tomu porušované, vyplýva z nasledujúcej situácie: váš šéf si neželá hodinu byť rušený - žiadne návštevy ani telefonáty. V tom vojde kolega Homolka a snaží sa urýchlene "prekĺznuť" do šéfovej kancelárie. Priateľsky, ale nekompromisnú mu to vyhovoríte, objasníme mu situáciu a ponúknete mu krátku schôdzku v popoludňajšom termíne. Pán Homolka súhlasí. V tú chvíľu sa objaví vo dverách vašej kancelárie šéf, uvidí kolegu Homolka a zahlaholí: "Dobrý deň, pán Homolka. Ako sa máte? Potrebujete niečo? Poďte prosím ďalej!" Tiež vás teraz napadne porovnaní so zmoknutým psom?

Pravidlá hry musia byť dodržiavané, inak je pre vás ako pre asistentku nemožné vystupovať navonok v úlohe skutočnej tímovej partnerky. To iste pochopí aj váš nadriadený, keď mu osvetlíte problém z vašej strany. Veď stačilo, aby povedal napríklad: "Dobrý deň, pán Homolka, moja asistentka vám asi povedala ... ale počul som váš hlas a uvedomil som si, že by som s vami potreboval niečo prediskutovať ..." A situácia je urovnaná a vaša dôveryhodnosť nie je ohrozená.

Rešpekt voči druhému - aj voči jeho práci

Rešpekt voči sebe navzájom nestačí - musíte rešpektovať aj svoju prácu. Platí to aj v prípade vášho mini tímu? Ako často sa navzájom vyrušuje z pracovnej činnosti? "Slečna Krupičková, môžete len na moment ...? Pán riaditeľ, prosím len jeden podpis ..." Je vám to povedomé? Ak áno, potom aj vo vašom tíme pôsobia "deliace efekty", ktoré patria k najväčším zlodejom času - u nadriadeného aj u spolupracovníčky.
Po každom takomto vyrušení (ktorému sa dalo predísť), sa každý musí znovu zahĺbiť do vlastnej práce. Takto strácate denne až tretinu hodnotnej pracovnej doby! Preto rešpektujte prácu vášho tímového partnera. Porozprávajte sa o vzájomnom rušeniu s vaším šéfom - oplatí sa to!

Rámec vašich kompetencií musí byť jasne vymedzený

Ako tímová partnerka by ste mala vedieť, kam až siahajú vaše právomoci. Aké rozhodnutie môžete, smiete a mala by ste urobiť? Ktoré dokumenty smiete podpisovať? Aká je horná hranica financií, ktorými môžete disponovať? Čo vám prináleží? Aké úlohy a komu môžete z poverenia zadávať? Na tieto a ďalšie otázky by vám mal odpovedať váš šéf hneď, ako nastúpite na miesto jeho asistentky.

Sporov o kompetencie je vždy viac než dosť a niektorým kolegom nemusí byť vhod, keď im vybavujete pokyny od šéfa. "Tým sa musíte prehrýzť, ostatní si na to časom zvyknú ..." To je najčastejšia reakcia nadriadeného na konflikty týkajúce sa právomocí jeho sekretárky. Jedno je jasné: ten, kto s vami spolupracuje musí vedieť, že ako tímový partner vedúceho určité právomoci máte.

Ďalším dôležitým kritériom vydarenej komunikácia v tíme je miera dôvery, ktorú voči sebe máte. Je dobré mať kompetencie, ale sú vám na nič, keď sa bojíte ich využiť. Jedným zo zásadných hesiel manažmentu je: "K spolupracovníkom pristupujeme podľa toho, akí by mali byť, a nie akí sú."

Otvorenú kritiku formulovať pozitívne

"Vytvoriť tím je relatívne jednoduché, stať sa tímom je oveľa komplikovanejšie a zostať tímom je celoživotná úloha", to sú slová jedného úspešného nemeckého manažéra. Bez schopnosti uplatniť vzájomnú pozitívnu kritiku má tým len malú šancu na prežitie. Všedný deň, ktorý od vás vyžaduje maximálny výkon a je náročný na vaše flexibilné myslenie a konanie, prináša veľké riziká. Tak môže takmer nepozorovane narastať vo vašej tímovej práci disharmónia.

Dobre vám radím, nekumulujte v sebe vaše jednotlivé kritické postoje, ale riešte zodpovedajúce situácie tak, ako prichádzajú. Pestujte otvorenú kritiku. Tým, že budete mlčky trpieť, nič nevyriešite. Šéf vám určite neukúsne hlavu, keď ho slušne požiadate, či by ste si nemohli prehovoriť o tom, čo vás trápi. Možno vám povie, že máte zbytočné starosti. Možno váš niekoľkotýždňový problém vyrieši v priebehu niekoľkých minút. A možno mu dokonca pomôžete - trebárs si sám ničoho nevšimol.
Želám vášmu tímu veľa úspechov!

Autor: Yveta Mazánková